413: tips untuk memaksimumkan penggunaan microsoft word dengan sebaik mungkin.

Rasa-rasanya hampir semua pengguna Windows tahu tentang kewujudan Microsoft Word, kan? Golongan novelis atau mereka yang bekerja dalam bidang penulisan apatah lagi, mesti dah sedia maklum akan software ni.

Tapi aku tahu yang golongan novelis ni terkadang ada yang fefeling 'elitist' dan rasa macam tak cool atau tak hipster kalau guna Microsoft Word ni. Jadi mereka guna software lain macam Scrivener, Corel WordPerfect, Kingsoft Writer atau mungkin Google Docs, dan bagi iFags di luar sana akan guna Pages.

Whatever-lah. Ikut keselesaan engkau orang dan keperluan masing-masing. Bagi aku, Microsoft Word ni dah cukup sempurna untuk aku menyelesaikan kerja-kerja menulis harian.

So....

Dalam entri kali ni aku nak kongsi beberapa tips yang aku praktiskan untuk engkau orang memaksimumkan penggunaan Microsoft Word dengan sebaik mungkin supaya kerja-kerja penulisan engkau orang semua jadi lebih lancar dan efisyen. YAAASSS!!!!

1. SAVE SELALU.
Pernah tak terjadi tengah-tengah syok menulis tiba-tiba tak ada elektrik dan komputer terpadam, jadi semua benda yang kau tengah taip tadi hilang?

Engkau orang tahu tak yang dalam Word, ada option AutoRecovery?

Pergi kat FILE, lepas tu OPTION, klik tab SAVE. Ada tak kekotak AutoRecovery kat situ? Kalau belum checked, sila aktifkan option tu dan set time yang sesuai untuk kau. Bagi aku 5 minit dah memadai.

Ada lagi satu, bawah sikit dari SAVE tadi, pergi ke ADVANCE. Skrol ke bawah sikit kat ruangan Save kat situ, ada kekotak 'Always create backup copy'. Yang ini optional. Kau orang boleh tandakan ataupun tidak sebab bila kau orang tandakan, nanti setiap kali dia save, dia akan buat backup copy. Sebenarnya not bad jugak option ni sebab kadang-kadang file yang kau orang save tu manalah tahu tiba-tiba corrupted tak boleh bukak ke apa ke... kan?

2. MAHIRKAN DIRI GUNA HEADING STYLE.
OK. Tips ni bagi aku agak advanced sikit sebab ramai rupanya yang tak aware tentang benda ni. Kudos kepada former lecturer aku sebab kasi tahu tentang fungsi 'style' dalam Word ni.

Cara nak activate dia senang je. Mula-mula klik VIEW, lepas tu tandakan pada kekotak 'Navigation Pane'. Nanti dia akan keluar satu kolum kecil kat sebelah kiri paparan skrin. Abaikan kolum tu buat masa sekarang.

Fungsi 'style' ni sebenarnya senang cerita dia lebih-kurang macam letak sticky tab kat manuskrip engkau orang, so senang nak refer bila perlu atau bila nak edit nanti.

Ada orang cuma bold-kan 1, tekan enter dua kali dan terus jadikan benda tu sebagai 'bab satu'. Tapi dengan fungsi 'style', kau akan jadikan '1' tadi tu sebagai sticky tab, so korang boleh easily rujuk di in the future.

Gini... highlight perkataan 'BAB SATU' atau '1' atau 'SATU' atau whateverlah yang kau orang guna sebagai bab satu kau orang tu, dan kemudian klik balik kat HOME, dan nampak tak ada kotak-kotak besar sebelah kanan kat baris atas Word tu yang dah siap di-group-kan dalam kategori 'Style'? Ok, pilih salah satu daripadanya (personally aku prefer 'Heading 1' sebab itu yang paling obvious. Lepas dah klik, perasan tak yang perkataan 'BAB SATU' kau orang tu tadi muncul kat kolum sebelah kiri yang kosong tadi? Ha... itulah yang aku maksudkan.

Fungsi ni bukan sahaja boleh buat 'sticky tab' untuk bab satu, malah sub-bab untuk bab itu pun boleh, cuma kena guna pilihan lain selain 'Heading 1'.

So, untuk bab kedua dan seterusnya, ulang trick ni dengan guna heading yang sama dan lama-kelamaan akan wujudlah satu senarai sticky tabs kat sebelah kiri dokumen engkau orang yang boleh diguna untuk rujukan pantas.

Jangan risau kalau font dan warna heading tu kau orang tak berkenan, benda tu boleh tukar macam biasa. Nak tukar font dan warna takkan kau orang tak tahu, ye tak? 

3. RAJIN-RAJINKAN KEMAS PENGHUJUNG BAB DENGAN PAGE BREAK.
Tips ni berfungsi rapat dengan tips sebelumnya. Yang ini pun aku tengok ramai new writers kat luar sana tak aware tentang benda ni. Selalu aku perasan yang kebanyakan daripada mereka akan tekan enter banyak kali sampai kursor tu turun page berikutnya dan tulis tajuk untuk bab seterusnya. Ini tak salah, cuma tak kemas dan tak membantu kau orang untuk membuat editing di masa akan datang dan juga suntingan pantas semasa menulis.

Selalu amalkan untuk tekan 'Page Break' setiap kali nak bergerak ke bab berikutnya. Sebab apa? Sebab nanti kursor tu akan secara automatically gerak ke page berikutnya, dan secara tidak langsung akan membantu heading style yang kau orang dah set tadi. Tak percaya sila cuba. Percayalah... senang hidup nak cari bab spesifik yang kau nak sunting nanti. Tak perlu nak skrol bagai nak rak cari lepas tu tak jumpa-jumpa.

Page Break ni boleh dijumpai kat INSERT, sebelah kiri.

4. BUKA DUA WORD DOC SERENTAK.
Maksud aku kat sini bukan tulis dua manuskrip serentak ye, tapi buka dua word doc serentak. Satu file manuskrip yang kau orang sedang usahakan, satu lagi stand-by untuk any details, notes atau apa-apalah yang kau orang nak catat buat reminder, campak dalam word doc yang kedua ni. Jangan lupa save!

Tips ni aku perhati ada seorang writer ni buat masa aku teman dia edit novel dia kat McDonald's dulu.

Tapi kalau kau orang jenis old-school simpan segala mak nenek nota pasal watak, details segala bagai tu dalam buku nota yang kau orang bawa merata, then be my guest lah. Ini untuk mereka yang simpan nota manuskrip tulisan mereka dalam komputer (macam aku) je.

5. BUAT RINGKASAN PLAN BAB SETERUSNYA DALAM AYAT TERAKHIR SEBELUM SAVE.
Ini no brainer bagi aku. Bila kau dah habis menulis untuk hari itu, dan kau nak save kerja kau... cuba amalkan tips ni: tekan enter dua kali lepas tu cuba untuk tulis ringkasan perancangan apa yang kau nak tulis untuk esoknya dalam satu ayat je. Tak perlu panjang-panjang, satu ayat je... less than 50 words pun tak apa.

Kiranya ni macam mental note to self lah. Gitu...

So, bila next time kau bukak file word doc tu, kau akan nampak ayat ni dan otak kau akan terus jump to that exact idea yang kau dah 'simpan' sebelumnya.

Hei, it works for me, so I bet it should works on you too, kan?

6. SALAH-GUNA FUNGSI INSERT COMMENT
Perasan tak kat tab INSERT ada butang Comment? Pernah tak kau orang stuck kat satu bahagian bila menulis, dan kau rasa "Lepas tu jadi apa? Benda ni masuk akal tak? Wujud tak benda ni? Google 'blablabla'".

Highlight perkataan yang kau orang musykil tu, dan tekan Comment. Masukkan segala kemusykilan kau orang tu kat tetingkap Comment yang muncul tu untuk rujukan kau orang di masa akan datang.

Bila tiba masa kau nak baca revise dan tambah atau sunting bab tu, kau akan jumpa dengan these pop-up comments dan kau akan teringat balik apa dia yang kau tengah stuck sebelum ni. Masa tu boleh lah kau betulkan apa yang patut. Ye tak?

Kiranya fungsi Comment ni macam Post-it Notes yang warna kuning tu la. Nota simple-simple untuk remind kau tentang apa-apa yang kau boleh ronyok buang lepas dah baca/settle-kan benda tu.

Cara nak delete 'Comment' ni senang je. Pergi kat tab REVIEW, dan klik 'Delete Comment'. Settle.

7. JUSTIFY DAN 1.5 ATAU DOUBLE SPACING.
Ini common sense. Every writer patut tahu tentang benda ni, and yet masih ada yang entah kenapa tak amalkan. 

Fungsi 'justify' adalah untuk seragamkan perkataan-perkataan yang ditaip agar penuh satu baris, dan tak ada ruang-ruang kosong kat tepi sebelah kanan page. Biar kemas sikit, baru sedap mata memandang dan tak serabut nak edit nanti.

Spacing pulak, janganlah kemut sangat... 1.5 atau double spacing, please. Alah... tak luak mana pun. Plus, nanti kau jugak yang akan pre-edit manuskrip sendiri jadi kalau spacing elok-elok kan senang nak baca, ye dak?

8. FONT FANTA FANTASTIC
Aku pernah terima satu manuskrip ni via email dari seorang newbie writer, dia guna font Calibri. Mujurlah komputer aku ada font tu dan boleh baca. 

Jujur aku cakap jenis font apa yang kau guna untuk menaip, itu suka hati engkau lah. Tapi untuk kerja-kerja self-editing atau nak hantar ke pihak lain untuk editing atau sebagainya, tolonglah guna font yang standard, iaitu Times New Roman (TNR) atau Courier.

TNR ni bukan sahaja jimat dakwat bila print, tapi tak senak mata bila baca. Saiz pulak, tetapkan ke 11 atau 12. Masa view dalam komputer mungkin saiz 8 kau tu okay, tapi bila print jadi besar semut ye. Tolonglah....

9. SHORTCUTS Y'ALL! 
Aku rasa kemahiran menghafal keyboard shortcut adalah penting bagi semua penulis.

'Ctrl + B' - Bold
'Ctrl + I' - Italic
'Ctrl + U' - Underlined
'Ctrl + C' - Copy selected line
'Ctrl + V' - Paste selected line
'Ctrl + F' - Open 'find' command
'Ctrl -/+' - Zoom in/out
'Ctrl + P' Print document

Ni antara yang common lah. Ctrl + F tu bila kau guna, dia akan bukak search box kat kolum sebelah kiri yang ada sticky tab tad kau orang dah sediakan. Kat situ kau boleh buat carian pantas tentang apa-apa yang kau nak rujuk dalam manuskrip kau. Bayangkan kau dah tulis 20K perkataan, nak cari 1 term specific yang kau pernah sebut dalam bab 4 ketika dua minggu sudah punya kerja memang payah la. So, fungsi Find ni sangat-sangatlah membantu. 

Ni shortcut yang biasa-biasa je. Ada je writers yang lagi pro yang aku tengok jarang sentuh mouse dia. Semua benda dia boleh buat dari keyboard dia je. Gila cekang! Tu baru keyboard warrior yang sebenarnya. :p

10. CETAK!
Okay... tips penghabisan ni tak adalah kena-mengena dengan Microsoft Word, tapi sama mustahaknya jugak. Sebagai seseorang yang nak serius menulis novel, memang berbaloi sangat-sangat invest beli sebijik printer letak kat rumah untuk cetak manuskrip kau orang tu.

Printer sekarang tak mahal mana pun. Kat Lazada berlambak choices printer molek yang seratus lebih, brand HP kot. Lagipun manuskrip kau majoritinya perkataan, so sah-sah hitam-putih je, kan? Ink hitam murah je bhaiii...

Bila dah cetak, kalau terlebih gigih pergilah bind macam kau bind assingment time belajar kat poli/uni dulu. kalau tak, staple je ikut mana yang mampu. Lepas tu simpan dalam kotak kasut dan jangan gatal terus belek. Peram dulu. Seminggu paling kurang. Pergi buat benda lain dulu. Melancong contohnya, atau pergi cari hobi lain, tangkap Pokemon ke apa...

Biar otak kau cool down dulu. Lepas seminggu dua, bawak keluar manuskrip siap cetak tu dan belek. Yep. BELEK, bukan BACA. Flip through je. Orang kata... ambik mood...

Bukan apa... Bila kau belek, kau akan nampak tang mana yang paragraph panjang berjela, tang mana ada ayat-ayat pendek dan sebagainya. Time ni la kau akan tanda parts yang bermasalah untuk kau pre-edit manuskrip kau sebelum kau betul-betul baca dan sunting mengikut keselesaan masing-masing.

Bab nak edit, aku tak boleh cakap banyak sebab lain orang, lain tekniknya. Tapi aku edit takat dua kali je. Draf pertama dan draf kedua.

Draf pertama carik typo/error atau plotholes, draf kedua cantas mana yang patut. Ada orang pergi sampai draf ketiga dan keempat, aku tak serajin tu.

Bab editing ni kita bincang lain kali. Nak bincang sekarang sampai esok pun kau tak habis baca entri blog yang macam dah panjang berjela nih.

Ada lagi tak apa-apa nak tambah? Syer la kat komen.... Byeeeeeeee...... :p

Ulasan

Daebak. Sangat membantu bro.